Práce s Airtable (recenze), jak na vlastní CRM a automatizace. (#1.díl)

Než jsme objevili Airtable, naše firma 15 let fungovala na Excelových a Wordových souborech, které byly uloženy na jednom postarším serveru. Souborů bylo přes desítku a data se v nich duplovala. Neustále jsme si lezli do zelí, když někdo z nás potřeboval něco někam zadat a byl v tom obří nepořádek.

Trávili jsme mnoho času zadáváním dat jen proto, aby následně nebyla okamžitě po ruce. A rovněž nebyla úplně přátelsky uspořádaná a v jednotlivých souborech byly rozpory.

Pátral jsem co s tím. Pak jsem objevil Airtable a bez předchozí zkušenosti v oblasti databází jsem navrhl nový CRM systém. Do Airtable jsem převedl veškerá firemní data, udělal statistiky prodejů a navrhl spoustu automatizací. Trvalo mi to přibližně 2 měsíce odpolední a večerní práce. Každý den jsem si rozšiřoval obzory a nebyl si jistý, zda svou práci dokončím. Vždy jsem chtěl po Airtable něco navíc a prakticky vždy jsem to našel.

Z pohledu firmy o 3 lidech je výsledek je takový, že:

• Odpadlo 20 hodin měsíčně rutinní práce, která nepřinášela výsledky. Komunikace mezi námi, přepisování a duplování dat na jiná místa, ruční plánování v Google kalendáři. Nově máme vždy 1 unikátní záznam, který se zrcadlí. Automaticky se nám generuje Google kalendář a seznam komunikace či tvorby nabídek na každý týden.
• Odpadla hromada chyb ve formátech dat a v chybném zadávání.
• Vnitřní komunikace nyní vypadá tak, že si s kolegou nemusím napsat jediný email. Oba však víme, co v rutinní práci kterou nabídky obnáší zrovna potřebuje ten druhý.
• Získaných 20 hodin času nově investujeme do dlouhodobých vztahů, hledáním nových zákazníků a poznávání trhu. Tedy do míst, kde je potenciál něco získat. Pro tyto účely máme v Airtable program péče o zákazníky, se kterými pravidelně komunikujeme a ptáme se jich, co je nového. Není to nic jiného, než tabulka do které sypeme záznamy a ty postupně stoupají nahoru, když je potřeba je vyřídit a po kontaktování jdou zase dolů. Jednoduché, ale efektivní.
• Máme pro každý měsíc automaticky připravené plnohodnotné statistiky pro účely reportování. Samotná příprava reportu mi díky automatizaci zabere zhruba o 3-4 hodiny (50%) méně času než předtím.
• Kolega kvůli hromadě dat často zapomínal na zákazníky. Jednou za 14 dní jsem procházel Excely a připomínal mu některé kontakty. Nyní je i toto automatika, každý týden ve středu přijde seznam zákazníků, kterým je potřeba zavolat a proč.
• A jen pro úplnost, server šel do šrotu a máme Dropbox.

Z mého pohledu značný progres. To vše, za cenu něco přes 50 dolarů měsíčně.

V této recenzi se podívám na Airtable pro účely řízení firmy, ale využití Airtable ve skutečnosti mnohem širší. Například:

• Marketingové účely. Seznam příspěvků, plánování a automatická publikace.
• Správa kontaktů či libovolných položek určitého itineráře (sbírky, knihovna, sklad apod.)
• Řízení jakéhokoliv projektu.
• Organizace práce.
• Správa zakázek.
• Tvorba rozpočtů.
• Airtable může fungovat jako databáze pro webovou aplikaci.

Jak Airtable funguje?

Jak už bylo naznačeno výše, Airtable je databázová aplikace, která funguje online, ale i jako aplikace pro PC či telefon. Nehraje přitom roli zda jste jako operační systém použijete Microsoft či Apple. Airtable funguje v cloudu a umožňuje práci více lidí současně.

Důležité je, že Airtable mezi sebou umí propojovat různé databázové záznamy. Na jednom listu tak mohu mít seznam zakázek a na druhém seznam zákazníků, kterým zakázky přiřadím. Výsledkem mohou být třeba statistiky objednaného množství u jednotlivých zákazníků. Nebo možnost filtrace jednotlivých zakázek u konkrétního zákazníka.

Airtable není Excel do kterého lze narvat cokoliv. Pokud nejste úplně zběhlí v databázovém myšlení, pak jednotlivé řádky si lze představit jako položky a sloupky jako vlastnosti či další informace. Informace lze dále provazovat formou vztahů.

K dispozici jsou všechny možné datové typy, které si jen umíte představit. Text, číslo, obrázek, soubor ale i kus kódu, funkce, nalezení prvního či posledního záznamu či nativní AI, které stačí zadat pokyn, jednotlivé sloupky vlastností ze kterých bude čerpat a poskytne odpověď pro každý záznam. Hodí se pole pro automatický čas vytvoření konkrétního záznamu či poslední úpravy a tak snadno získáme poslední vytvořené či editované položky.

Zásadní výhodou například oproti Accessu je, že v celém prostředí lze uplatnit automatizace. Pomocí vztahů „když se stane X, následuje Y“ můžete vytvořit velmi snadno a bez programování automatizace typu:

• Máme novou zakázku, přepošli kolegovi mail, ať udělá nabídku.
• Vznikla objednávka dej o tom všem vědět.
• Potřebuji zákazníka volat příští týden, odzrcadli mi událost do kalendáře s veškerými informacemi, které jsem si napsal, ať je nemusím hledat.

Airtable automatizace umožňuje v rámci svého prostředí. Pokud však budete chtít do automatizování proniknout hlouběji, určitě lze využít Make.com či Zapier a experimentovat dále.

Airtable a pohledy na databázi

Pro každou tabulku si můžeme nastavit mnoho různých předdefinovaných pohledů na jednotlivá data uvnitř. Airtable nemusí být jen tabulkou. Může být kalendářem, galerií s dlaždicemi, kanban (ve stylu Trello), timeline – časové grafy či harmonogramy. Zkrátka čímkoliv, co vaše data zobrazí nejlépe.

Jinými slovy můžeme mít mnoho předdefinovaných pohledů (Views) s navolením skrytí / zobrazení určitých sloupců, uloženou filtrací na základě řady kritérií, řazením, seskupováním.

Pohledů lze mít libovolné množství. Otevřené zakázky, uzavřené, seznam subjektů ke kontaktování apod. Data jsou stále unikátní a lze je měnit, jen se objevují znovu a znovu napříč jednotlivými pohledy.

Představte si místnost jako databázi. Výstupy mohou vypadat tak, že máme seznam itineráře vytříděný podle barev. Seznam nábytku seřazený dle pořizovací ceny. Nebo třeba dlaždicový pohled s fotografiemi nábytku. A cokoliv v libovolném pohledu změníme, propíše se všude.

Záleží pak pochopitelně na každé databázi a jejich uživatelích jak si potřebují data zobrazit a které pohledy jsou pro ně nejvhodnější. Řešil jsem nastavování Airtable i pro spřátelenou firmu a její kolegy a mohu říct jedno – jiná firma = diametrálně jiné procesy, přístupy a data.

O samotném Airtable by se toho dalo napsat fakt hodně, ale nemyslím si že to je úplně účelem tohoto psaného textu. Jednotlivé funkce by vydaly snadno na celou knihu. To co bych tu rád nasdílel je tedy spíše určitá filozofie práce, která se dohledává obtížně a člověk si k ní musí na základě zkušenosti dojít.

Automatizace v Airtable

To, co jsem zmiňoval výše by nebylo o moc lepší, než pouhý Excel či Access. Kdyby nebylo automatizací.

Airtable umí hlídat stav jednotlivých buněk, případně konkrétní čas, kliknutí na tlačítko či zaslání formuláře od zákazníka a vyvolat na základě spouštěče automatickou reakci. Vytvoří záznam, odešle mail, odzrcadlí data do Google kalendáře.

To vše bez programování, jen vizuální tvorbou podmínek a vyplňováním dat. Kdy vyplněním formulářů a přetahováním akcí navolíme, co se má stát a v jakém pořadí.

• Tímto způsobem víme, kdy tvořit pro zákazníka nabídku.
• Kdy je nabídka hotová a poté je třeba naplánovat termín volání.
• Kdy je zakázka uzavřená, zaplacená a je potřeba řešit dopravu.
• Víme, když datum určitých zakázek je 7 dní po plánovaném volání. Víme které to jsou a můžeme na základě toho vytvořit seznam a dát ho do buzer-emailu.
• Můžu plně automatizovat sběr dat z formulářů od zákazníků.

To je všechno prima a určitě to pomůže organizaci. A pokud chceme, můžeme jít s Airtable ještě o kousek dál. Vlastně jsme omezeni jen naší představivostí.

• Skrze Make.com a ChatGPT můžu vzít třeba zákazníkův region, počet poptávek a další metadata a nechat umělou inteligenci automaticky odhadnout šanci na získání zakázky. Vrátím si tuto hodnotu do Airtable, přenásobím ji velikostí zakázky a vím, čemu se vyplatí nejvíce věnovat.
• Přes Documint.me si můžu vytvořit dokumenty, kde jsou stálá a variabilní data. Stálá jsou zapsaná přímo v Documint.me a variabilní data se nahrávají přímo z Airtable do předem připravených přihrádek. Na jedno kliknutí v Airtable mám připravený měsíční report v pdf, který se nahraje z dat v tabulce. Případně fakturu, certifikát, rozpočet a nemusím to otrocky zadávat do Wordu. Cena je lidová, pár korun za dokument a 10 měsíčně jich je zdarma.
• Přes Make.com si můžu automatizovat, aby se při vytvoření zakázky vytvořila i složka na Dropboxu a nahrát do ní data z Airtable do Wordu.

To jsou další hodiny času týdně strávené nedůležitou prací, které lze odstranit.

Při troše fantazie mohu alespoň částečně automatizovat jakýkoliv postup. Nedávno jsem byl na schůzce s kamarády z jiné firmy a jejich sekretářka jim píše na lístečky, které nosí po kapsách koho mají ten den volat. Ukázal jsem jim náš systém – Airtable je totiž naše sekretářka, která udělá daleko více muziky za méně peněz. Jen teda kafe neumí.

Reporty v Airtable jsou fajn. S exporty dat pomůže Documint

Kromě automatizací máme k dispozici i skvělé rozhraní na tvorbu dashboardů pro rychlou orientaci v databázi. Grafy se tvoří automaticky s přidáváním dalších dat a osobně tu nevidím žádná omezení. To, co máte v databázi, na to lze prostřednictvím různých typů grafů také nahlížet.

Každý si jen musí položit otázku, do jaké míry chce být otrokem databáze a zadávat data, která chce zobrazovat a zda to dává smysl. My například máme u zakázek GPS souřadnice ze kterých pak generujeme mapy. Stojí nás to spoustu času zadat a vyhledat, nepřináší to žádný extra užitek, ale mapy se nám líbí a tak tomu pár hodin ročně věnujeme.

Při tvorbě databáze však dává smysl řídit se rozumem. Přináší data užitek? Může vést rozhodování na základě těchto dat k nějaké nadhodnotě v podobě zisku / času? Pokud ne, nemá tato data smysl v databázi mít.

Mám li zmínit zásadní nevýhodu dashboardů, problém je, že z tohoto rozhraní nelze smysluplně nic exportovat do připravených stránek na A4 například v pdf a je to podle mého názoru jedna z největších nevýhod Airtable. Naštěstí to kompenzuje právě výše zmíněný Documint.me.

I přesto, že Documint.me je skvělá služba, nemůžu se zbavit tak trochu hořké pachuti na jazyku, protože když chci vytvářet report, musím si všechny grafy z Airtable vyfotit printscreenem, nahrát je do Airtable a potom report nechat udělat, což se neobejde bez trochy otrocké práce.

Kde se učit?

Doporučím pro začátek tato Youtube videa. A dále jednoznačně připravené šablony přímo v rozhraní Airtable. Kde uživatel najde plno zajímavých příkladů a uživatelských přístupů. Ty jsou docela dobrou inspirací před tím, než se každý pustí do správy vlastního projektu.

Kolik Airtable stojí?

Airtable lze za určitých okolností využívat a zkoušet zdarma. Limitující je počet záznamů (řádků), který je 1000 a dále počet automatizací 100 měsíčně. Obojí je totiž poměrně málo. Ale zase, bude to případ od případu jiné. Někdo pofrčí na automatizacích, někdo na množství záznamů.

My ve 3 lidech s 15 letou databází projektů a kontaktů využijeme Team asi z 1/5 kapacity. Upřímně, nevadí mi za Airtable platit, protože řešení na míru by bylo velmi drahé a nikdy se mi nepodařilo žádný CRM tak dobře napasovat na naše potřeby. Jsou to pro nás nejlépe vynaložené peníze. Neříkám to ani tak já, ale oba mí zaměstnanci, kteří 15 let nepoužívali nic jiného než Excel a které je prakticky nemožné přeučit na cokoliv jiného, protože se novinkám brání jak čert kříži.

U větší organizace bych se upřímně trochu bál, co zaměstnanci s daty vyvedou. Stačí totiž jeden „expert“ aby mazal nebo přepisoval řádky. Zapomínal, nebo psal kam nemá a práci znepříjemní dalším stovkám lidí kolem sebe. Z mého pohledu je tak systém vhodný pro jednotlivce či malé týmy a střední firmy.

V článku jste také mohli objevit pár referral odkazů (jako jsou tyto) na Airtable či Documint. A pokud některé z programů po kliknutí na odkaz vyzkoušíte, dostanu za to drobné ohodnocení v podobě slevy na další platební období. Stejnou výši slevy (okolo 10 dolarů) dostanete i vy. Chci být v tomto transparentní a pokud se vám recenze líbila, děkuji za to.

Závěr – Airtable, jako první krok k automatizaci

Pokud jste stejně jako my před rokem aktuálně v mnoha Excelech či Wordech, nedejbože papírech. Někam ručně datlíte a přepisujete data, možná je na čase s tím začít něco dělat. Tím něčím může (ale nutně nemusí) být právě Airtable na kterém frčí i mé oblíbené nakladatelství Melvil, ale i řada dalších subjektů.

U nás byl přechod velmi rychlý. Pár týdnů oťukávání, poté 2 měsíce práce (nejhorší bylo nahrát a roztřídit 15 let dat), ostrý přechod a postupné dolaďování funkcí za provozu.

Přechod na Airtable se nám vyplatil a bez nadsázky je to jeden z nejlepších kroků, které jsme kdy udělali. Je to však zároveň začátek k něčemu novému. Řada příležitostí a integrací s dalšími nástroji se teprve otevírá. Z mého pohledu řada lidí oťukává umělou inteligenci (AI) a zapomíná že částečná automatizace procesů, kterou mohou využívat každý den může být daleko smysluplnější nástroj, který přinese konkrétní výsledky. Airtable za nás proto vidím jako krok č.1 a další budou následovat.